Використання електронних таблиць

Табличний процесор та його призначення.

Для обробки інформації, що представлена у вигляді таблиць, застосовується комплексне програмне забезпечення, яке називають табличними процесорами. Табличні процесори (або електронні таблиці — ЕТ) — це універсальний засіб для автоматизації розрахунків при роботі з табличними даними. За допомогою ЕТ можна створювати таблиці практично будь-якої складності та розміру, переглядати та редагувати запи-сані у них дані, виконувати розрахунки, зберігати таблиці на зовнішньому магнітному носієві, друкувати дані з таблиць тощо.

До найвідоміших табличних процесорів відносять VisiCalc, SuperCalc, Symphony, Lotus123, QuattroPro тощо. Проте найпопулярнішим з табличних процесорів є Microsoft Excel (одна із складових частин пакета Microsoft Office).

Microsoft Excel для Windows

Microsoft Excel є інтегрованим програмним продуктом, який включає у себе не тільки можливості стандартної ЕТ, а й інструменти для опрацювання тексту, створення ділової графіки, роботи з базами даних і т. ін. За допомогою Excel можна виконувати математичні, фінансові, бухгалтерські та інші розрахунки, провадити статистичний аналіз та вибірку потрібних даних, прогнозувати поведінку даних за певних умов, створювати графіки та діаграми за даними таблиці тощо. При цьому можуть використовуватися не тільки самостійні таблиці, але і сукупність таблиць, що пов’язуються між собою. Внесення змін у дані однієї з таких таблиць, в свою чергу, автоматично впливає на значення даних у інших таблицях.

За допомогою Excel можна переглядати велику кількість варіантів розв’язання поставленої задачі і вибрати найоптимальніший варіант для рішення та використовувати принцип What — If — Else, тобто продивитися, яким чином на вихідні результати впливають нові вхідні результати.

До складу Microsoft Excel включено об’єктно орієнтовану мову четвертого покоління Visual Basic for Applications (VBA), за допомогою якої можна не тільки автоматизувати потрібні розрахунки (створюючи спеціалізовані функції користувача та макроси), а й вести бухгалтерський та кадровий облік, планувати та оптимізувати випуск і збут продукції та вирішувати практично будь-які економічні завдання на конкретному підприємстві.

Вікно табличного процесора Excel.

Щоб запустити Excel, виконаєте команду Пуск/Програми/Microsoft Office/Microsoft Excel.

У вікні програми Excel, що відкриється після запуску додатка, знаходяться такі об'єкти: рядок заголовка, рядок меню, дві панелі інструментів - Стандартна й Форматування, рядок формул, поле імені, область завдань, рядок стану.

Рядок меню містить меню поточного вікна. Основна обробка даних здійснюється за допомогою команд із рядка меню. При ро­боті з інструментами Excel рядок меню, як правило, не змінюєть­ся, але у виринаючому меню з'являються нові команди, пов'язані з поточним інструментом.

Панелі інструментів розташовані під рядком меню й містять певні набори кнопок. Панелі Стандартна й Форматування входять до складу Excel і з'являються відразу після запуску додатка. При знайомстві з Excel достатньо спочатку освоїти ті інструменти, які підключені до даних панелей. Основна частина кнопок використо­вується для тих операцій, які звичайно виконуються при виборі команди меню або натисканні певної комбінації клавіш.

Рядок стану знаходиться у нижній області екрана Excel. У лівій його частині коротко описується активна команда; крім цього, тут також відображається назва операції, що виконується (наприклад, відкриття або збереження файлу, копіювання клітинок або запис макросу). Права частина рядка стану містить калькулятор і пока­зує, чи включені режими Caps Lock, Scroll Lock та Num Lock.

Рядок формул служить для вводу й редагування значень або формул у клітинках чи діаграмах. Excel виводить у цьому рядку постійне значення або формулу активної клітинки. Для вводу да­них слід виділити потрібну клітинку, ввести в рядок формул дані й натиснути кнопку вводу  , що знаходиться в рядку формул, або клавішу Enter.

Примітка. Дані також відображаються й у рядку формул у міру їх­нього набору під час введення у виділену клітинку.

Закінчити роботу з Excel можна одним зі способів:

·               Виконаєте команду Файл/Вихід;

·               Клацніть лівою кнопкою миші по кнопці закриття вікна програми;

·               Натисніть комбінацію клавіш Alt+F4;

·               Клацніть правою кнопкою миші по заголовку вікна Excel і з контекстного меню виберіть команду Закрити.

Панелі інструментів Excel

Хоча майже всі команди Excel перебувають у головному меню, але зручніше працювати з командами, піктограми яких перебувають на панелях інструментів. За замовчуванням у вікні Excel видимими є дві панелі інструментів Стандартна й Форматування. Для того, щоб відобразити або сховати панель інструментів у вікні Excel, виконаєте команду Вид/Панелі інструментів. Потім виберіть потрібну панель.

Відобразити панель у вікні Excel можна й таким способом: клацніть правою кнопкою миші по одній з видимих панелей. У контекстному меню, що з'явилося, відзначте прапорцем панель, що Вам необхідно відобразити. Після чого дана панель стане видимої на екрані.

Відобразити або сховати рядок формул або рядок стану можна за допомогою відповідних команд Вид/Рядок формул або Вид/Рядок стану.

Робочі аркуші і книги.

Робоча книга – основний документ, що використовується в Excel для збереження й обробки даних. Вона складається з окремих робочих аркушів, кожний з яких може містити дані. Робочий аркуш (електронна таблиця) – документ, що Ви створюєте й обробляєте, цей документ має табличну структуру й складається зі стовпців і рядків. (Максимальний розмір робочого аркуша в Excel становить 256 стовпців на 65536 рядків). Стовпці робочого аркуша позначаються (у верхній частині вікна документа) латинськими буквами від А до Z, потім - їхніми комбінаціями від АА до АZ і так далі до IV. Рядки позначаються арабськими цифрами від 1 до 65536 (по лівому краї вікна документа).

На перетинанні рядків і стовпців утворяться комірки, які є основними елементами для збереження даних у таблиці. Кожна комірка має власне ім'я (адреса), що складається з назви стовпця і рядка, на перетинанні яких вона утворена.

Кожна комірка може бути використана для трьох основних цілей:

·       збереження тексту (заголовок таблиці, ім'я поля й т.п.);

·       збереження чисел;

·       посилання на розрахункову формулу, по якій здійснюється обчислення на основі даних, які зберігаються в інших комірках таблиці.

Уміст комірки будемо називати значенням цієї комірки. Комірку, з якою Ви працюєте в цей момент часу, будемо називати активною. Тобто активна комірка це комірка, у яку вводяться дані і яка виділена чорною рамкою.

Група комірок, що утворить прямокутник, називається діапазоном комірок. Група стовпців, розміщених послідовно, називається діапазоном стовпців, а група послідовних рядків – діапазон рядків. Діапазон комірок позначається координатами верхніх лівих і нижньої правої кліток цього діапазону, розділених двокрапкою, наприклад: А1:З9, ВЕ13:DZ24. Таким чином, символ двокрапка (:) є оператором діапазону. Якщо діапазон являє собою фрагмент стовпця, то роль верхнього лівого кута грає верхня комірка фрагмента, а нижній правого - нижня комірка. Для фрагмента рядка - відповідно ліва і права комірки.

У нижній частині робочих аркушів перебувають ярлики аркушів, за допомогою яких можна визначити, який робочий аркуш у робочій книзі є активним. Ці ярлики мають імена Аркуш1, Аркуш2, Аркуш3 і т.д. Кожна робоча книга може мати не більше 255 аркушів.

 Робота з аркушами Microsoft Excel

Назви аркушів розміщені на ярличках унизу кожного робочого аркуша. Переміщуватися по аркушах можна, натискаючи мишкою потрібний ярличок або використовувати кнопки переміщення між аркушами, що розташовані ліворуч від ярличків.

У новому файлі містяться три робочі аркуші, але за бажанням їхню кількість можна змінювати (додавати нові аркуші або видаляти непотрібні).

Для додавання можна:

·    натиснути правою кнопкою мишки на ярличок аркуша, ліворуч від якого потрібно вставити новий аркуш, вибрати пункт Лист Microsoft Excel і натиснути кнопку на Ok, або

·    вибрати пункт меню Вставка/Лист і новий аркуш вставиться ліворуч від активного.

Для перейменування аркуша можна на ярличку аркуша:

·    двічі натиснути на ліву кнопку мишки, увести нове ім’я і Enter, або

·    натиснути на праву кнопку мишки, вибрати з динамічного меню пункт Переименовать, увести нове ім’я і Enter.

Для переміщення / копіювання поточного аркуша можна:

·    захопити лівою кнопкою мишки ярличок аркуша і перетягти його на нове місце — відбудеться переміщення, або

·    натиснути праву кнопку мишки на ярличку, вибрати з динамічного меню пункт Переместить/Скопировать і вибрати місце для переміщення, або

·    вибрати з головного меню пункт Правка/Переместить/ Скопировать лист… і вибрати місце для переміщення.

Якщо потрібно копіювати аркуш, то при перетягуванні треба утримувати клавішу CTRL, а в двох останніх випадках позначити мишкою покажчик Создавать копию і натиснути Ok.

Для видалення аркуша можна:

·       натиснути на праву кнопку мишки, з динамічного меню вибрати пункт Удалить, або

·       вибрати пункт меню Правка / Удалить лист.

У будь-якому випадку можна підтвердити (кнопка Ok) або скасувати (кнопка Отмена) видалення аркуша:

Введення даних в електронну таблицю.

Активізувавши комірку, можна вводити в неї дані: текст, числа, дати, час або формули. Під час уведення дані з'являються в активній комірці й у рядку над робочим аркушем, що називається рядком формул. У рядку формул або безпосередньо в самій комірці перебуває курсор вставки, що показує, де буде надрукований наступний символ.

Між полем ім'я (адреси) комірки й рядком формул з'являються три маленькі кнопки. Перша з них –  призначена для стирання даних (її дія аналогічно клавіші Esс); інша кнопка –  для уведення даних (аналогічна клавіші Enter); третя кнопка –  у рядку формул активізує діалогове вікно майстра функцій, за допомогою якого можна вводити формули, використовуючи убудовані в Excel функції.

Уведення текстових даних. Текстові дані можуть складатися з букв, чисел або інших символів. Довжина запису в комірці не може перевищувати 255 символів. Повністю зміст комірки можна побачити в рядку формул. Уведені в комірку текстові дані Excel зберігає як текст і вирівнює їх ліворуч. Якщо потрібно, щоб уведені числові дані були збережені як текст, поставте під час уведення перед ними апостроф ( ` ). Можна поставити апостроф і тоді, коли потрібно ввести числові дані не для використання їх в обчисленнях ( `128).

Уведення числових даних. Числові дані, які Ви вводите, є константами й можуть містити лише числові значення. Можна вводити числа в різних формах: цілі (наприклад, 113), десяткові дроби (12.387), звичайні дроби (  , після уведення числа 2, тобто цілої частини, обов'язково натисніть клавішу «Пробіл(Space)») або в стандартному форматі (2.43Е+07). Якщо ширини стовпця не досить для показу всього уведеного числа, то в ній або з'являються символи ######, або число буде представлено в стандартному форматі.

Уведення дат і часу. Коли Ви вводите дату й час, Excel перетворить ці дані в спеціальне число, що являє собою кількість днів від початку XX століття до уведеної Вами дати. Завдяки тому, що Excel перетворить дату й час у ціле число, можна проводити з датами й часом такої ж операції, як і із числами. Так, наприклад, можна підрахувати, скільки днів пройшло між двома датами.

Уведена дата може бути представлена, наприклад, в одному з нижчеподаних форматів: 2/12/99, 2.12.99, 2-12-99, мар-99, 12-мар, аар-12. Уведений час може мати, наприклад, такі формати: 14:25, 14:25:09, 2:25РМ, 2:25:09АМ.

Уведення формул. Функція обробки даних – одна з найцінніших якостей Excel. Можна обчислювати значення, уводячи числа просто у формулу. Наприклад можна ввести формулу =11+12+13. Але перевага Excel полягає в тім, що можна проводити обчислення, указуючи адреси комірок, у яких утримуються ці числа. Наприклад, формула =В2+В3+В5 становить значення, які перебувають в комірках з адресами В2, В3 і В5. Якщо дані в комірках  змінені, то Excel автоматично перерахує формулу, використовуючи нові значення. В Excel всі формули починаються зі знака «=». Формула, що вводиться, буде зображуватися в активній комірці й у рядку формул. Після того, як Ви введете формулу, натисніть клавішу Enter. В активній комірці з'явиться результат. У рядку формул буде показана формула, у той час як активна комірка містить результат обчислення за формулою.

     Одна з переваг табличних процесорів - це функції уведення розрахунків, які базуються на даних робочих аркушів, з використанням формул. В Excel можна створювати формули такими способами - набрати її в комірці або вказати на комірку, у якій потрібно провести обчислення за допомогою цієї формули.

     Створення формули, уведеної в комірку за допомогою клавіатури. Для створення формули, уведеної в комірку, виконайте такі кроки:

1.     Виділіть комірку, у яку потрібно ввести формулу.

2.     На початку формули введіть знак рівності «=».

3.     Наберіть адреси комірок, які містять значення, над якими виробляються обчислення, і введіть потрібний оператор.

4.     Натисніть клавішу Enter. Excel покаже результат обчислення в активній комірці й формула з'явиться в рядку формул.

Використання убудованих функцій.

Excel містить багато убудованих функцій, які дають можливість створювати формули для різних розрахунків – економічних, наукових і інженерних. Кожна функція складається з ім'я й аргументу – комірок (діапазону комірок), уміст яких використовується для обчислень. Адреси заданих комірок становлять частину аргументу функції. В активній комірці відображається значення функції, якщо формула містить тільки цю функцію.

Для проведення фінансових розрахунків, обчислень із використанням дат і часу, сортування даних, логічних операцій у програмі Excel є зручний інструмент – функції. Можна скористатися математичними, статистичними, тригонометричними й іншими функціями.

Уведення функцій.

Для уведення функцій в активний осередок наберіть знак рівності «=», ім'я функції (наприклад, СУМ) і відкриту круглу дужку. Потім задайте комірку або діапазон комірок, які використовуються у функції, закрийте круглу дужку й натисніть клавішу Enter.

Використання майстра функцій.

Для появи діалогового вікна майстри функцій виберіть команду Вставка/Функція або клацніть по відповідній кнопці панелі формул. Виділите тип убудованої функції зі списку Категорія й ім'я зі списку Функція.

Після вибору потрібної функції, клацніть по ОК або натисніть клавішу Enter для переходу до наступного діалогового вікна, що пропонує ввести аргумент функції. Аргументом функції може бути посилання на окрему комірку або їхній діапазон, число або друга функція.

Використання діаграм

Для подання в графічному виді даних робітників аркушів (таблиць) використовують діаграми. Дані робочого аркуша, які використовуються при створенні діаграм, з'єднуються з нею й при їхній зміні діаграма обновляється. Можна створювати убудовану діаграму, що додана безпосередньо в робочий аркуш, або виконати її на окремому аркуші діаграми в робочій книзі. Після створення можна доповнити діаграму назвами й лініями сітки. Для зміни формату діаграми можна використовувати автоформати.

Створення діаграм за допомогою майстра діаграм.

Для створення діаграми за допомогою майстра діаграми виконайте такі дії:

1.     Виділіть дані, які вам потрібно використовувати в діаграмі.

2.    Виконайте команду Вставка/Діаграма або клацніть по кнопці Майстер діаграм.

3.    З'явиться діалогове вікно Майстер діаграм (крок 1 з 4). Виберіть тип діаграми з відповідного списку, а потім її вид. Після чого клацніть по кнопці Далі>. У вас з'явиться можливість побачити попередній вид діаграми, нажавши лівою кнопкою миші на кнопку Перегляд результату.

4.    Якщо адреса діапазону в текстовому полі Діапазон вкладки Діапазон даних правильний, клацніть по кнопці Далі>. У протилежному випадку виділіть діапазон у робочому вікні або введіть адреси його комірок і після цього клацніть по кнопці Далі>. Також можна внести деякі зміни, вибравши вкладку Ряд. З'явиться нове діалогове вікно.

5.    У даному вікні можна вдосконалити діаграму, використовуючи відповідні вкладки. Клацніть по кнопці Далі>. З'явиться останнє діалогове вікно майстра діаграм.

6.    Укажіть місце розташування діаграми.

  7. Клацніть по кнопці Готово. Діаграма з'явиться на робочому аркуші.