Робота із списками в Excel

Робота із списками в Еxcel

Списком називають набір зв'язаних однорідних даних. Зв'язок здійснюється за допомогою назви поля, до якого записані дані. За допомогою Microsoft Excel  можна автоматизувати роботу зі списком даних.

До списків можна віднести всі таблиці, в стовпчиках яких містяться однорідні дані. Як правило стовпчик складається з рядка заголовка та сукупності даних, які записуються в окремих комірках деякого діапазону. Списки можуть містити числові (зокрема типу дати) та текстові дані.

Сукупність рядків електронної таблиці, яка містить зв'язані дані, наприклад, відомості про книги або набір адрес і телефонів учнів, утворює список, який можна розглядати як базу даних. Комірки з даними у стовпці вважаються полем, а рядки – записами. Перший рядок при цьому містить назви полів.

З даними списків можна виконувати такі операції: введення, впорядкування, пошук, фільтрування, вставляння формул для обчислення результатів.

Елементи списку вводяться  до електронної таблиці як звичайні дані.

Впорядкування списку.

Сортуванням, або впорядкуванням, рядків таблиці називають процес їх розташування у такому порядку, що значення в певному стовпці лише зростатимуть або лише спадатимуть.

Рядки таблиці, що містять відомості про об'єкти, найчастіше впорядковують у випадках, коли:

• необхідно дізнатися, як об'єкти мають малі, великі, найменші або найбільші значення тих чи інших параметрів;

• потрібно згрупувати об'єкти за певним параметром, тобто розташувати поряд об'єкти з однаковими чи близькими його значеннями.

Сортування можна здійснювати двома способами: за зростанням та за спаданням. У першому випадку на початку таблиці розміщуються найменші значення, у другому випадку — найбільші. Отже, щоб дізнатися, які об'єкти мають малі значення певного параметра, необхідно відсортувати таблицю за цим параметром за зростанням і переглянути кілька перших рядків. Щоб знайти об'єкти з великими значеннями параметра, таблицю сортують за спаданням, у результаті чого відомості про ці об'єкти також розташовуються у перших рядках таблиці.

Сортування за зростанням передбачає такий порядок:

•   числа;

•   текст, включаючи текст із числами (поштові індекси, номери автомашин);

•   логічні значення;

•   значення помилок;

•   порожні комірки.

Сортування за убуванням відбувається в зворотному порядку. Винятком є порожні комірки, що завжди розташовуються в кінці списку.

Найшвидше і найпростіше сортування за убуванням чи зрос­танням проводиться за допомогою відповідних кнопок   .

Сортування таблиці в Microsoft Excel  потребує виконання двох кроків.

1. Виділіть таблицю.

2. Виконайте команду Дані ð Сортування. Відкриється вікно Сортування діапазону, вкажіть, за яким параметром та в якому порядку мають впорядковуватися рядки таблиці, і клацніть кнопку ОК.

Фільтрування списку.

Під час обробки великих таблиць часто виникає потреба віднайти кілька рядків, що задовольняють певній умові. Цю задачу називають фільтрацією, і для їх виконання в Excel  передбачено два засоби: автофільтр та розширений фільтр.

Фільтрація — процес вибирання із таблиці рядків, що задовольняють певній умові.

Автофільтр застосовують тоді, коли умова вибору стосується тільки одного стовпця або складається з умов щодо значень кількох стовпців, з'єднаних сполучником «і». Розширений фільтр дозволяє застосувати складніші умови відбору, його використовують, якщо автофільтр не дає результату. Фільтри обох типів застосовуються до таблиць, які в першому рядку містять заголовки стовпців.

Застосування автофільтра

Для того щоб відібрати рядки таблиці за допомогою автофільтра, вам необхідно виконати такі кроки.

1. Виділіть таблицю.

2. Виконайте команду Дані → Фільтр → Автофільтр. У клітинках першого рядка праворуч буде відображено кнопки з трикутними позначками

3. Клацніть кнопку в клітинці з назвою того стовпця, на значення якого накладатиметься умова. Із списку, що відкриється, виберіть певну умову фільтрації.

Типи умов фільтрації

Існує кілька типів умов фільтрації, що використовуються в автофільтрах. Розглянемо їх детальніше.

• Якщо потрібно відобразити об'єкти, певний параметр яких має певне значення, це значення слід вибрати у списку умов фільтрації.

       • Якщо потрібно відобразити об'єкти, для яких значення певного параметра задовольняє рівнянню або нерівності, виберіть зі списку умов фільтрації значення (Умова...). На екран буде виведено вікно Користувацький автофільтр  з чотирма розкривними списками.

У лівому верхньому вибирають знак операції порівняння (дорівнює, більше, менше тощо), а у правому верхньому — значення, яке можна розташувати справа від нерівності. Наприклад, два верхні списки у цьому вікні означають рівність: посада = директор.

Консолідація даних в EXCEL

У Excel дані, використовувані для обробки та аналізу, можуть розміщуватися в різних осередках і діапазонах осередків одного аркуша, на декількох аркушах однієї книги і навіть у різних книгах. При цьому за допомогою консолідації та зв'язування об'єктів процес отримання і відображення результатів обробки даних можна істотно спростити.

Консолідація об'єктів - це процес об'єднання даних з різних джерел у вигляді підсумкових значень, що розміщуються в діапазоні призначення.

Об'єктом консолідації або джерелом даних, що консолідуються можуть бути окремі осередки та діапазони клітинок, розміщені на одному або декількох аркушах, в одній або різних книгах. Якщо об'єктом консолідації є дані, розміщені на одному робочому листі, на декількох аркушах однієї книги або в різних книгах, то говорять про консолідацію даних, аркушів і книг відповідно.

Між вихідними і консолідованими даними, а також між осередками і діапазонами комірок, діапазонами комірок і графічними об'єктами, в тому числі і малюнками, може бути встановлено зв'язок, що дозволяє миттєво оновлювати дані після зміни вихідних значень.

Зв'язок об'єктів часто використовується для розподілу великої обсягу інформації по різних робочих книгах або листам, які за окремо піддаються перевірці, а потім об'єднуються у вигляді єдиної інформаційної системи.

Умовне форматування даних

Умовний формат – це формат, який MS Excel автоматично застосовує до комірки, якщо виконується зазначена умова.

Додавання, зміна або видалення умовних форматів:

1.   вибрати комірки, для яких потрібно додати, змінити або видалити умовне форматування;

2.   у меню «Формат» вибрати команду «Умовне форматування…»;

3.   виконати відповідну дію.

Додавання умовного формату:

Для використання значень виділених комірок як умов форматування необхідно вибрати параметр значення, вибрати операцію порівняння, а потім ввести стале значення або формулу. Перед формулою потрібно поставити знак рівності (=).

Порядок подальших дій:

1.   натиснути кнопку «Формат»;

2.   вибрати тип форматування, який потрібно застосувати, коли значення комірки відповідає умові або формула повертає значення TRUE;

3.   щоб додати іншу умову, натисніть кнопку «Додати», а потім повторіть кроки.

Можна вказати не більше ніж три умови.

Пошук комірок, які мають умовне форматування:

1) щоб знайти всі комірки з умовним форматуванням, клацнути будь-яку комірку; щоб знайти комірки зі встановленням умовного форматування, ідентичним встановленню певної комірки, клацнути певну комірку;

2) у меню «Правка» вибрати команду «Перейти»;

3) натиснути кнопку «Виділити»;

4) вибрати умовні формати;

5) виконати одну з таких дій.

·       щоб знайти комірки з умовним форматуванням, вибрати параметр «Усі» у групі перевірка даних;

·       щоб знайти комірки з однаковим умовним форматом, вибрати параметр «Цих самих» у групі «Перевірка даних».

Копіювання умовного формату до решти комірок

·       вибрати команду «Копіювати» в меню «Правка»;

·       натиснути клавіші Ctrl+пропуск, щоб виділити весь стовпець;

·       вибрати команду «Спеціальна вставка» в меню «Правка»;

у вікні «Спеціальна вставка» вибрати перемикач «Формати» й натиснути кнопку OK.